第71回活動テーマ（抜粋）

外内管理部共有情報へのアクセスの一元化（外内管理部）

外内管理部では、意匠事務との統合で参照すべき情報が増え、必要な資料にたどり着けない課題が発生しました。現状把握すると、メール・Wiki・フォルダ・口頭メモなどが散在し、平均81.9秒、3クリック以内到達率68.3％でした。そこで8月末までに「10秒・3クリック以内」を目標に、共有メール一覧のマクロ作成、Wikiのポータル化、提案／決定事項表とマニュアルの改善、メール整理等の対策を実施しました。
その結果、到達時間は25.1秒に短縮し、3クリック到達率は100％となり、作業効率や標準化、ミス低減にもつながりました。今後はAIの所内活用ルールを明確化し、情報の更新管理を継続して、誰でも迷わずアクセスできる体制を維持します。

特許法基礎勉強会のオンデマンド化（国内管理部）

国内管理部では、特許法基礎勉強会をオンデマンド化し、部署を問わず必要な人がいつでも学べる仕組みを整えました。従来は対面開催のため、講師の準備・講義・採点に多くの時間がかかり、会議室予約や日程調整の負担も大きく、新人が受講開始まで待つことがありました。新方式では、音声付きで具体例と重要ポイントを盛り込んだ新テキストによる自習、学習管理システムを用いた小テスト、そして理解確認のための対面補講2回と中間・卒業テストを組み合わせています。受講者からは「自分の業務量に合わせて進められる」「重要点が分かりやすい」と好評で、講師の作業時間を約90％削減しました。今後は小テスト採点機能の改善など、さらなる学習効果向上に取り組みます。また、教材更新手順や講師用マニュアルを整備し、法改正への迅速な反映と運用の標準化も進めています。

顧客ルールに関する周知連絡の改善（経理部）

お客様ごとの請求書納品ルール変更についての所内連絡が経理部へ十分伝わらず、誤った納品先での請求や確認作業の手間が生じていました。過去のメールを分析すると、必要情報がそろった連絡は4割に留まり、注意事項更新にも平均25分かかっていました。そこで、宛先・顧客名・変更点・適用日時・請求書との関係を必ず記載する周知メールの「ひな形」と「チェックリスト」を整備し、Excelマクロ「知らせーる」でメール作成を自動化、さらに更新履歴も自動生成しました。その結果、10月末までの連絡について連絡漏れは実装直後の1件のみで以後はゼロ、更新時間は35％短縮できました。今後は運用ルールを定着させ、組織変更にも対応できるよう宛先・文面の継続的なメンテナンスを進めていきます。この活動で、経理部宛に周知連絡を送信する側も、迷わず連絡することができ、双方のストレス低減にもつながりました。