第69回活動テーマ（抜粋）

サポート対応の情報共有（システム開発部）

システム開発部では、輪番制で所内のシステムサポートを行ってきましたが、対応の非効率や対応内容のばらつきが課題となっていました。新人が自立して対応できるようになるまでに時間がかかる点も問題でした。そこで、対応記録の蓄積・共有により、対応の標準化と短期間での育成、一人対応が可能となる協力体制の構築を目的とした改善活動を実施しました。まず、現状把握として、どのようなシステムサポートをどの程度行っているかを調査し、また、所員が困った際に参照しているイントラサイトの動向も確認しました。その結果、システムサポート対応に1日あたり151分（7.3件）かかっていることが判明しました。改善策として、過去の問い合わせとその解決方法をデータベース化し、検索機能を追加することで、所員が自己解決できる仕組みを整えました。その結果、対応時間は80分（3.7件）に短縮され、対応の効率化と品質の均一化が実現しました。

Illustratorを用いた画像意匠図作成方法の確立(図面部)

本活動では、画像意匠図の作図方法の確立を目的とし、画像意匠の種類を整理しました。主に①CAD線図に着色したもの②CG図③厚み・奥行きのない画面使用図④写真の4種類があります。現在はGIMP・CAD・Wordを併用していますが、今後は多機能なIllustratorの導入を進める方針です。背景として、過去のQC活動で画像図作成の効率化に取り組んできましたが、Illustratorは高機能でありながら有料のため導入を見送っていました。近年、作図件数が増加し、多様な要望に対応するため、Illustratorの活用が必須となり導入を決定しました。活動では、作業ルールとマニュアルの整備、テンプレートの作成、最適画質の検討、チュートリアルを活用したスキル向上など、5つの対策を実施。結果、作図時間は平均2時間5分から50分へと短縮され、1件当たり16分の効率化を実現。年間約34万円のコスト削減に繋がりました。今後は、他の業務（ハーグやPF外内案件）への応用や、さらに便利な作図方法の探求が課題です。

体系的な教育制度の構築（総務部 庶務G）

総務部人事Gは「体系的な教育制度の構築」をテーマに活動を開始しました。全所員へのアンケートから、受講希望の高い研修を軸にPC系、マナー系、階層別系、語学系、実務系に分類し点数化。特にマクロなどのPC研修、マネジメント研修、WEB会議マナー、他部署理解研修のニーズが高いことが分かりました。現状、部門長就任時の研修がなく、手探りで管理を行う点や、イントラ研修サイトが未整備で利用度が低い点が課題でした。そこで、新任部門長と若手所員を重点対象とし、外部研修やキャリアコンサルタントによるキャリア研修を導入。アンケートでも有益性が高く、定着率向上に寄与しました。また、イントラ研修サイトを整理し内容を再構築、マナー研修はカテゴリーごとに統合しました。HPC研修も人事と共同で実施し、全員が講師を経験。結果、若手からベテランまで全階層で必要な研修が行える体制が整い、有形効果として外部研修の実績やイントラ改修、無形効果として講師スキルや学びの獲得に繋がりました。

第70回活動テーマ（抜粋）

完全ペーパーレス化＆部門間連絡の効率化(外内管理部)

コロナ以降、ペーパーレスを推進していましたが、ISO27001対応のために、紙を机に置いておけなくなりました。お取引をしている外国のお客様は環境意識が高く、そういったお客様からのメールの署名欄には「本メールの印刷前に環境に配慮を」といったメッセージがついています。こうした背景から、完全ペーパーレスを目指して活動しました。なぜ紙が必要なのか、について要因解析をおこない、書類の管理画面をオンラインで作成、紙のチェックリストを電子化するといった対策をしました。ペーパーレスチェックは紙のチェックとやり方が変わるため、チェックのコツを研究し、部門間で共有しました。対策の結果、印刷する紙は削減され、チェック時間も大幅に短縮できました。

新人トレーニングカリキュラムを構築したい（図面部）

図面部に配属された新人は、特許図面の基礎やCAD操作方法など、教育カリキュラム終了後、実際の作図業務を担当します。実務でわからないことはOJTによって育成してきましたが、教育期間後のスキルやスピードの向上などは「新人任せ」になっていました。新人の困りごとは多く、また教育担当者の負担も大きかったため、育成方法を見直しました。新人の資質や教育担当者任せにならないよう、新人に一定の能力が身につく教育カリキュラム構築を目指しました。新人にアンケートを実施して困りごとを洗い出しました。ベテランにも過去に困ったことを出してもらい、全ての困りごとに対して対策を検討しました。活動の結果、新人の早期育成と図面の品質向上に貢献できました。

変化に強いチーム作り～新部門の発足に備える～（年金管理部）

組織改編によって2025年3月に年金管理部が発足することが決定しました。そこで新しい組織になっても業務が円滑に進むように、新組織のメンバーを巻き込んで活動しました。新組織が発足する上で、不安となることを、人・物・環境/体制、と大きく三つの項目に分け、それぞれ対策を検討しました。国内と外国の案件では、年金の管理方法が統一されていないため、それぞれの手順の違いを確認して、勉強会を実施して知識を身につけました。また、メールアドレスなどの窓口の統一や、主担当者が不在時のフォロー体制を整えることで、メンバー全員が不安なく処理ができる環境を作りました。各担当者のスキルが向上し、組織改編後も円滑に業務を進める準備ができました。