第66回活動テーマ（抜粋）

建築関連の図面の作図時間を短縮したい（図面部）

2020年4月の意匠法改正以降、建築関連の依頼が増えてきていますが、建築物の設計図は非常に細かく作図時間がかかる傾向にありました。そこで、建築関連の意匠図面の作図時間減少に取り組みました。
要因解析の結果、作図時間がかかる理由として、「パース図作成の手法が確立しておらず作図に手間取っている」、「提供されたデータの省略の仕方が確立しておらず必要ない部分も詳細に作図し時間がかかっている」、「建築図面のどのデータを基準にすればいいのか判断できない」などの要因が判明しました。
これらの要因をクリアするため、①パース図作成の勉強会実施、②作図方法統一のため、汎用性が高い部品について省略方法を選べるような例の作成、③建築図面の勉強会、の３つの対策を実施しました。結果、作図時間は1件あたり12.27％短縮できるようになりました。パース図作成、建築の基礎知識のマニュアルも完成、建築図面の読み取り方の知識を深めることにも繋がりました。

業務シンプル化（国内管理部）

お客様ごとの個別ルールの増加により、近年、事務管理業務は複雑化・煩雑化しています。特に複雑な工程が多い、中間対応における特許庁との書類のやりとりについて、処理手順を見直し、作業工程を極限までシンプル化することに取り組みました。紙の包袋管理が主で、紙とデータを併用しながら進めていた業務工程を見直し、包袋のペーパーレス対応を進めました。紙処理を減らすと同時に、作業工程そのものができるだけシンプルになるよう、所内の管理システムの改修も行いました。その他にも、他部門との包袋の移動廃止をはじめ、多くの対策を行い、中間対応における特許庁との書類のやりとりに関する業務の14工程すべての見直しが完了。作業時間の短縮だけでなく、紙での手作業が減ったことにより、ミスのリスク低減にもつながりました。

労務に関する知識の向上と労働環境の整備（総務部）

人事部設立にむけ、担当する業務範囲の整理・拡大と、担当者が一人しかしない業務の２ファンクション化が求められていました。そこで、これまで他グループで担当していた労務管理・福利厚生・派遣業務に関する業務を、人事担当者がすべて担当できるよう、活動に取り組みました。
労働保険の手続きでは、厚労省主催のオンラインセミナー受講、書籍購入、所内での勉強会で知識を身に付けました。その知識をもとに、実践的な業務マニュアルを作成、活動期間中に入所した所員の労務関連の手続きを実際に行いました。派遣業務については、派遣元責任者講習を複数名が受講し、免許取得者を増やし、複数人が担当できるようにしました。また、派遣社員との面談を毎月実施し、早期の課題把握と問題解決を行える体制を構築しました。さらに福利厚生の一環として、資格取得支援制度創設を企画（その後、制度創設が決定）。人事部発足に向け、業務範囲を拡大し、２ファンクションを実現することができました。

第65回活動テーマ（抜粋）

国内管理部の仕事量を見える化する（国内管理部）

特許庁とお客様の仲介役として、書類の送受信を一手に引き受ける国内管理部において、多種多様な作業項目を全て把握して、作業工程と作業時間を明確にした業務一覧を作成する、という活動でした。

全業務一覧の作成、工程の洗い出し、処理時間算出、システム化、手順のシンプル化等を全て対策とし、今後のさらなる電子化につながるようペーパレス化状況も把握しました。経営会議などでもわかりやすく報告できるよう関連部署と連携して資料を改善しました。創業時と現在では、事務所とお客様を取り巻く環境が大きく変わっています。ペーパレス化やお客様への電子納品増加など、近年の急激な変化を念頭に、今まで当たり前だと思っていた業務も含めて改善することができました。

Pythonを使ったAI構築スキルの習得（システム開発部）

AIについての知識が不足しており、このままでは時代に取り残されてしまう状況を回避するため、既存AIモデルを利用して所内システムへの展開を実現することをテーマに選びました。学習にあたっては、先に活動期間内での習得レベルを明確にした上で、既存の教材の資料に加え、知識レベルのギャップを踏まえた独自の教材を作成して勉強会を実施しました。さらに、その勉強会の効果を、マクロの作成、既存システムへの搭載などで確認しました。AIで効率的に処理できる業務はAIで、人の力が必要な業務は人の力で、といった「いいとこどり」ができる体制を構築できました。AIを活用したビジネスが広まりつつある中で、AIモデルを利用した処理を導入でき、時代に取り残されることなく新たなAI元年を迎えることができた活動でした。

内定者フォロー体制の確立（総務部）

コロナ禍により採用意欲が停滞していたことの反動で、現在は各企業の採用意欲が上昇傾向にあります。少子化による働き手の減少も加わって、人材採用は売り手市場となりました。企業が内定を出す時期も早まったので、辞退が発生しやすい状況にあります。そのようなリスクを打破するために、内定者向けのフォロー体制をつくる活動を選定しました。内定承諾前と承諾後に分けて対策を抽出、オフィス見学、所員との面談、内定通知ルール、提供資料、情報発信などを見直し、面接官向けの指導を強化しました。年間を通した対策を行う必要があるため、効果の確認は難しくなりますが、活動終了時の辞退者０人の目標を達成しました。会社の状況を把握しつつ、内定者の立場にも寄り添う、バランスの良い活動となりました。