第63回活動テーマ（抜粋）

Email・電子納品用データ作成の効率化（国際管理部）

世の中の働き方が変わったことで、電子データでの納品が急増しました。作業量はたった１年で１.５人分増えた計算になります。そこで、電子データ納品の作業を自動化する内製システムを作成しました。

納品用のEメールをシステムで自動作成できるようにし、メールアドレスの自動入力やテンプレートの活用などで作業工数を大幅に削減。さらに、納品するデータもお客様ごとのルールにそって自動で変換できる機能を加え、データ名や拡張子の変更も自動化できるように。電子納品の増加で抱えていた困りごとを今回のシステムで解消することができ、新たなミスを起こさないためのルールと承認手続きの見直しも行いました。お客様ごとに多岐にわたる納品のご要望に柔軟に対応できる仕組みを構築できました。

商標調査全般の高採算化（商標部）

商標調査は、出願依頼をいただくための集客用の商品であり、毎日のように行う業務ですが採算性をなかなか上げられないのが課題。他事務所では出願料に含めることで無料と謳っているところも出てきました。いよいよ本腰を入れて商標調査全般の高採算化に取り組む必要があります。

最も作業時間がかかっている報告書作成については、作成工数を極力減らし、調査結果の評価やコメントもより分かりやすく理解しやすいように見直し。報告書の出力も自動化し、報告書を早く正確に作成できるよう個人のスキルレベルも平準化。報告書としての質を下げずに、精神的・肉体的負担を大幅に減少でき、お客様にも理解しやすい報告書を作成することができました。

アクション業務の困りごとをゼロへ（国際管理部）

外国の特許庁にアクションがあると、現地代理人を通じて当所に連絡書類が届くため、必要な情報を抽出してお客様に納品します。納品後も、お客様や現地代理人とやりとりが続きますが、膨大な時間と作業量のため抱える困りごとが多かったので、解消しようと取り組みました。

月２００件超えのアクションに対し、作用ごとにIDを登録して進捗管理を行います。国・法域・出願ルート・作業名ごとに作成された作業IDは４.３万件以上にのぼりますが、それら全てを洗い出して追加・削除や用語統一などを見直しました。連絡書の作成については手入力を最小限にまで削減しました。さらに、ファイル書庫の整理や新たな作業マニュアルの作成も行い、すべての困りごとを解消。年間374時間を削減することができました。

 

第64回活動テーマ（抜粋）

マンガで情報発信（特許第９部）

多様化する情報発信の場において、お客様は分かりやすい情報提供を求めています。

判例や権利内容の解説を４コマ漫画や解説スライドなどの静止画にまとめる方法もありますが、より広い範囲に情報発信するために最近主流の動画コンテンツを制作することにしました。動画は、制作にかかる工程が多いと継続が難しくなるので、設計、製造、提供の３工程から問題を洗い出しました。実際の解説動画を研究して、負荷が小さく、かつ分かりやすい制作パターンを構築し、担当が変わっても品質を維持できる制作フローを考案しました。活動期間中に動画を完成させ、YouTubeという新しいコンテンツでの情報発信を開始できました。

理系学生の内定者数を増やす（総務部）

新卒採用において、理系学生の応募が少ないため、理系学生の応募および内定者数の増加を目指します。就職活動の時期が年々早期化していることから、採用スケジュールの見直しを行い、できるところから情報提供を前倒し。また、他業種との差別化を図るため特許業界全体の魅力について発信した後、他事務所との差別化を図るため当所の魅力を発信、説明用のスライドを作成して学生に分かりやすくアピールしました。さらに、コロナ禍で大きく変貌した面接については、WEB面接特有の注意ポイントや、見極めポイント、学生への質問集を新たに作成しました。近年では、学生の就活方法としてスカウトサービスが主流となっていることから、理系特化型のスカウトサービスを導入。内定者数とインターンシップ参加者数＆応募者数を大幅に増やすことができました。

業務の効率化 ～RPA勉強会～（国内特許支援室）

国内特許支援室の業務が増加傾向にあるため、業務の効率化が急務となっていました。効率化を図れそうな業務を洗い出し、RPAで業務を効率化すること、RPAのスキルを磨くことをテーマに選びました。まずは、RPAの勉強会を実施し、単純作業が得意、繰り返し作業が得意、などのRPAの特徴を学びました。効率化の対象となる業務のRPA化の流れを確認し、各工程で発生する困りごとを細かく検証。RPA化できるところはRPA化し、判断が必要な部分は人が対応するという形にしました。また、活動の前半はシステム部門の支援にてRPA化を行いつつ、後半にはRPA勉強会でスキルを上げながら無償ツールを用いて実際にRPA化を試みました。自分たちでRPA化ができるようになったことで、作業時間を大幅に短縮することだけではなく、精神的な負担も軽減され、効率化が進み業務の増加に対応できる体制となりました。