第67回活動テーマ（抜粋）

欧州単一特許(UP)と統一特許裁判所(UPC)の本格開始に備える（国際管理部 年金G）

2023年6月から欧州特許に大きな変化をもたらす単一特許（UP）と統一特許裁判所（UPC）制度が開始されます。欧州統一特許制度は複雑であり、欧州特許条約と欧州連合の関係性を理解してから、新たな制度を学ぶ必要があります。メンバーの知識にばらつきがあるため、お客様や現地代理人からの問い合わせ・連絡にスムーズに対応するには、知識の共有化と資料の作成が不可避となっています。唯一対応ができるメンバーが、資料（マニュアル）を作成し、2回の勉強会を実施。勉強会後には都度受講者にアンケートを実施し、フィードバックを資料に反映させ、誰が見てもわかりやすい資料にしました。顧客対応FAQ集や代理人対応マニュアルの整備、連絡書・レターの見直しなど対策を同時に行い、サークルメンバー全員が、お問い合わせ対応が可能なレベルに達したことはもちろん、他部門にも発信・展開することで、多くの関係所員の知識の底上げを実現しました。

外内入金処理の効率化・情報の共有化（国際管理部 経理G）

国際管理部経理グループでは、入金処理を効率化し情報を共有するための改善活動を行いました。従来はベテラン所員1人が担当しており、休暇時の対応や作業停滞のリスクが課題でした。さらに海外との処理方法は7年間見直されず、非効率が生じていました。そこでチーム全員が交代制で行える仕組みを目指し、現状の困りごとを調査した結果、外内処理で33件、ステートメント送付で22件、合計55件を確認。月平均で11時間以上を費やしていました。目標は「困りごとを半減」「作業時間を増やさないこと」とし、分析を経て対策を立案。作業手順の見直し、エクセルでの案件共有、入金連絡メールの整理、注意事項の精査、代理人へのインボイス番号記載依頼、システム改良、入金処理のオンライン化などを実施しました。その結果、困りごとは20件に減り、作業時間も月5時間以上短縮。年間30万円超のコスト削減に加え、ストレス軽減や他部署へも対策の水平展開ができました。

パテントマップ（技術動向調査）に関するノウハウ蓄積（知財戦略部）

技術動向調査におけるパテントマップ作成のノウハウ蓄積活動として、報告書用テンプレートや手順書、情報の読み解き方などを検討しました。過去5年間の調査案件を集計し、分析項目やマップの種類を整理した結果、頻度の高い題材を選び、ツール「ぱっとマイニング」でマップを作成しました。出願件数や企業ランキングは一貫性を示しましたが、課題軸では差異が確認されました。さらに仮想依頼を設定し、深掘り分析やファミリー分析、製品情報との連携など多様なアプローチを検討しました。これらを踏まえ、操作方法の共有、簡易作成ツールの導入、報告書フォーマット整備を決定しました。実務においては、①統一的なマップ作成ツール、②顧客別スライドテンプレート、③過去案件一覧表を整備することで効率化と情報共有を実現しました。予定していた過去案件を用いた勉強会は実施できませんでしたが、設定した目標はすべて達成しました。対策により、過去案件の一覧リストや、テンプレートといった成果物を残せただけでなく、業務ストレスの軽減やスキル向上といった副次的効果も得られ、今後の調査業務に活用できる基盤を整備することができました。

第68回活動テーマ（抜粋）

外内前金手続きの簡略化及び更新案件受注増（商標管理室）

商標管理室では、前払い手続の簡略化と更新依頼の増加を目指し改善活動を行いました。通常案件は依頼後すぐ提出できますが、新規顧客や初回依頼では前払いが必要で、確認に平均14日、13工程と約90分の追加作業が発生し大きな負担でした。そこで支払方法を銀行送金に加え、Squareによるクレジット決済に対応。専用URL送付方式を導入し、翌日には入金確認可能となり迅速な処理を実現しました。決済手数料は料金表改定で吸収し利益率も改善。さらに前払い依頼用の英語定型フォームを作成し心理的負担を軽減しました。更新依頼は専用Webフォームを設置し、入力と同時に管理室へ通知。緊急案件ではクレジット決済も選択できます。その結果、工程は13から6へ縮小、作業時間は90分から25分へ短縮し72％削減。支払確認は最短当日となり、出願完了まで2営業日以内が可能に。出願1件あたりの利益も増え、更新依頼による売上拡大も期待できます。最大の成果は案件保留日数を最短1日に短縮できたことで、業務効率と顧客満足度が大幅に向上。加えて長年の課題であった料金改定に着手できた点も収穫でした。

外国事務業務の効率化（意匠管理室＋意匠部）

意匠管理室・意匠部の合同サークルは長年安定して活動していましたが、2022年7月以降、人事の異動や退職が重なり、大きな変化の波に直面しました。ベテラン社員の退職や育休が続き、業務は新人2名で回さざるを得ない状況となり、外国業務の複雑さに大きな壁を感じました。マニュアルの乱雑さやシステムの使いにくさ、二重管理など課題は山積みでした。そこで業務効率化を目標に掲げ、まず作業を細かく洗い出し、時間を計測。特に負担の大きい業務を中心に改善策を検討しました。マニュアルやひな形の整備、フォルダ整理など計8つの対策を実施した結果、作業時間を目標の3割削減どころか約6割減らすことに成功。年間151時間、77万円の削減効果を生みました。さらに、新人教育のしやすい環境が整い、業務のスムーズさも向上しました。一方で、一部の対策には時間を要し、今後は事務統合に向けたさらなる工夫が課題です。今回の取り組みは、厳しい状況を前向きな成果に変える貴重な経験となりました。

外内未収金取立及び外内入金関連問合せの効率化（国際管理部 経理G）

国際管理部 経理Gでは、外国とのやり取りに伴う未収金回収や入金確認の問い合わせ対応を効率化しました。背景には、案件数や内容の複雑化により処理時間が増え、メールの見落としも発生していたことがあります。特に未払い請求対応は手作業が多く、解決まで長時間を要していました。そこで、迅速かつ正確に処理できる仕組みを整備しました。まず過去の対応を精査し、早期解決につながったメールの特徴を抽出してテンプレート化しました。案件特定の情報を明確に記載し、依頼内容を分かりやすく示すことが効果的であると判明し、それを基に検索機能付き「文面検索マクロ」を作成。必要な文例をすぐ呼び出せるため、作業時間を大幅に短縮しました。さらに、添付資料の簡易英訳や電子署名を導入し、書類対応も効率化。その結果、メール作成時間は平均で半減しました。解決日数の短縮は限定的でしたが、年間約20万円のコスト削減効果を確認。今回の取り組みにより業務全体の見直しや改善点も明らかとなり、今後の効率化を進める基盤を整えました。