「上質な知的サービスで国際文化価値を創造する」

これが私たちの経営理念です。

この経営理念を実践していくために、私たちは知的財産の業界で積極的にITシステムを活用する取り組みを続けてきました。

一方で、デジタル技術は加速度的に進歩を続けており、社会や各業界に変革を巻き起こしています。この変革に対応できない企業が早晩、淘汰されていくことは自明であり、私たち知的財産を生業とする企業も例外ではありません。

とりわけ、国内のみならず、海外のお客様からの知的財産に関わるさまざまなご要望に迅速かつ確実にお応えしていくにはデジタル技術が不可欠です。

また、こうしたご要望に確実にお応えすることは、お客様側における業務の自動化、効率化をも大いに促進し、一企業の枠を超えて業界としての著しい生産性向上に貢献することができます。

私たちは、これまで以上にデジタル技術を業務に活かすことで、さらに上質なサービスの提供、新たな付加価値の創出を目指します。

特に、近年の進歩著しいAIやRPAの技術を活用することにより、これまで困難だったことを可能に、また人手を介していた作業を自動化していくことができると考えています。

このほか、あらゆるデジタル技術を駆使して、既存の枠を超えたビジネスモデルを提示しこれを実現するためにチャレンジを続けてまいります。

令和6年7月 弁理士法人オンダ国際特許事務所／株式会社オンダテクノ 代表社員／代表取締役　弁理士　恩田誠

私たちは、定めた経営ビジョンを実践していくために以下の戦略をすすめていきます。

　(1)デジタル技術を活用した業務生産性とアウトプット精度の向上

• 外国への手続き業務において、複数のサーバに散在する書類作成や納品手順の膨大な顧客別注意事項を社内Wikiに集約させて情報共有とデータ活用の効率化を図ります。
• 手作業で作成していた顧客への納品データをシステムにより自動生成できるようにします。

　(2)業務ワークフローの電子化推進

• 紙包袋の移動に頼っていたワークフローを、オンラインで完結できる仕組みに再構築します。

DX推進委員会を設置し、実務執行総括責任者である所長がDX推進の取り組みをすすめています。DX推進の具体的な方針を決定し、この方針に従って各担当部門がそれぞれ以下の役割を担います。

　DX推進委員会
　・具体的な方針の決定、各部門への指示

　改善推進室
　・推進事務局（QC活動への落とし込み、活動フォロー）

　システム開発部
　・環境整備、システム導入、開発、運用
　・各業務部門の横断的統括的なとりまとめ（業務プロセス、業務ワークフローの見直し検討）
　・業務部門のITサポート

　業務部門
　・現場からのシステム開発への参画（要求事項の提示、要件の整理）

＜DX推進体制＞

現場が自力でWikiを活用できるように説明会を開催し、OJTにて対応できる人材を育成・確保していきます。

納品データの自動生成やワークフローの電子化などのシステム開発をするにあたって、開発担当のシステム開発部と現場とが協働して仕様検討とアジャイル開発を繰り返してOJTによりシステム開発の提案ができる人材の育成・確保をすすめます。

社内でWikiサーバを立てて、運用していく環境を整えます。バックアップ、拠点間レプリケーションを含めて業務を構成する基幹サーバと位置付けて万全の管理をしていきます。

また、VPN通信環境を整えることにより、希望する社員には在宅勤務ができるようにしています。その際、シンクライアント端末を配布することで、データを社外に持ち出すことなく、安全に作業ができるようにします。また、在宅勤務や異なる拠点間での連携など、リモート環境でも十分な意思疎通ができるようにMicrosoft社の「Teams」をコミュニケーションツールとして導入します。チャットやビデオ通話を活用して、円滑に業務をすすめられるような環境を整えます。

顧客への納品データ作成システムを開発します。

特許の中間処理手続き、出願手続きについて業務プロセスを見直し、オンラインで完結する業務ワークフローシステムを開発します。

DX推進委員会で決定した方針をQC活動のテーマとして取りあげ、各活動の中で全社員が会社のDX推進に参画できるような仕組みを整えます。

以下の項目を戦略の達成度を測る指標とします。

• 外国への手続き業務の業務生産性
  顧客別要求事項の検索時間：80%減

• オンライン納品データの正確性
  オンライン納品顧客115社向けデータの自動生成率：100%

• 国内手続きワークフローのオンライン化
  業務ワークフローのオンライン率：100%

当社では、「上質な知的サービスで国際文化価値を創造する」という経営理念を掲げ、情報を丁寧に扱ってお客様に価値を提供することを生業としています。

この情報をのせる媒体が、紙書類から、先のコロナ禍を境に劇的にオンライン化されました。この目まぐるしい環境変化のなか、当社は時代に取り残されないよう、というよりむしろ、時代を先取りしてデジタル技術を導入してまいりました。

システム導入により自動化を推進し、正確性を担保する、あるいは、オンライン化することでリモート勤務や拠点間連携が可能になる、など、業務変革を当社では積極的にすすめています。

こうしたDX推進のプロジェクトでは、とかくデジタル技術の導入がクローズアップされがちです。ただ、これらの導入は業務プロセスや業務ワークフローの再構築を伴うことが多いため、その実は、人と人の信頼関係の構築であったり、部門ごとや拠点ごとのローカルルールを標準化する作業であったりと、極めて地味で地道な作業が背後にあります。これをいかに丁寧にすすめられるかが、成功への決定的な要因になるのではないかと感じています。

これからも当社は積極的に業務のDXを推進し、更なる生産性向上と付加価値の創出を目指して邁進してまいります。今後のDXの推進状況につきましては随時、当社ホームページの「DX推進への取り組み」にて公開してまいります。

株式会社オンダテクノ
代表取締役　弁理士　恩田誠