DX推進への取り組み｜オンダ国際特許事務所｜世界を見据えた知財戦略

「上質な知的サービスで国際文化価値を創造する」

これが私たちの経営理念です。
この経営理念を実践していくために、私たちは知的財産の業界で積極的にITシステムを活用する取り組みを続けてきました。
一方で、デジタル技術は加速度的に進歩を続けており、社会や各業界に変革を巻き起こしています。この変革に対応できない企業が早晩、淘汰されていくことは自明であり、私たち知的財産を生業とする企業も例外ではありません。
とりわけ、国内のみならず、海外のお客様からの知的財産に関わるさまざまなご要望に迅速かつ確実にお応えしていくにはデジタル技術が不可欠です。
また、こうしたご要望に確実にお応えすることは、お客様側における業務の自動化、効率化をも大いに促進し、一企業の枠を超えて業界としての著しい生産性向上に貢献することができます。
私たちは、これまで以上にデジタル技術を業務に活かすことで、さらに上質なサービスの提供、新たな付加価値の創出を目指します。
特に、近年の進歩著しいAIやRPAの技術を活用することにより、これまで困難だったことを可能に、また人手を介していた作業を自動化していくことができると考えています。
このほか、あらゆるデジタル技術を駆使して、既存の枠を超えたビジネスモデルを提示しこれを実現するためにチャレンジを続けてまいります。

令和6年7月
弁理士法人オンダ国際特許事務所／株式会社オンダテクノ
代表社員／代表取締役　弁理士　恩田誠

DX推進の戦略

私たちは、定めた経営ビジョンを実践していくために以下の戦略をすすめていきます。

(1)デジタル技術を活用した業務生産性とアウトプット精度の向上

外国への手続き業務において、従来は複数サーバに散在していた顧客毎の取り決め事項や納品手順を社内Wikiへ集約し、情報の可視化を図ります。さらに、セキュリティを担保したオンプレミス環境にローカルLLM（大規模言語モデル）を構築し、Wikiに蓄積されたナレッジをAIと連携させることで、高度なナレッジ検索とデータ活用の効率化を実現します。これにより、従来の手作業を排し、顧客への納品データをシステムによって高精度かつ自動的に生成する体制を構築します。　

(2)業務ワークフローの電子化推進

紙包袋の移動に頼っていたワークフローを、オンラインで完結できる仕組みに再構築します。

DX推進委員会の設置

体制・組織

DX推進委員会を設置し、実務執行総括責任者である所長がDX推進の取り組みをすすめています。DX推進の具体的な方針を決定し、この方針に従って各担当部門がそれぞれ以下の役割を担います。

DX推進委員会

具体的な方針の決定、各部門への指示

改善推進室

推進事務局（QCサークル活動への落とし込み、活動フォロー）

システム開発部

環境整備、システム導入、開発、運用
各業務部門の横断的統括的なとりまとめ（業務プロセス、業務ワークフローの見直し検討）
業務部門のITサポート

業務部門

現場からのシステム開発への参画（要求事項の提示、要件の整理）

＜DX推進体制＞

人材の育成・確保

現場が自力でWikiおよびローカルLLMを主体的に活用できるよう、プロンプトエンジニアリングを含む活用説明会を開催し、AIを使いこなせる人材を育成・確保します。

システム開発においては、開発担当部署と現場が密接に連携するアジャイル体制を構築。仕様検討から実装までのプロセスに現場が深く関与することで、AIやシステムによる自動化を自ら提案・リードできるDX人材の育成を推進します。

ITインフラ環境の整備

社内にオンプレミスのLLMサーバーを構築し、社内Wikiに蓄積された膨大な知見とセキュアに連携・運用できる環境を整えます。このLLMサーバーをはじめ、業務を支える各種基幹サーバー群については、バックアップや拠点間レプリケーションを徹底し、万全の保守・管理体制を敷くことで、災害時にも業務を継続できる強固なインフラを維持します。

また、VPN通信環境を整備し、希望する社員への在宅勤務を支援しています。シンクライアント端末を配布することで、機密データを社外に持ち出すことなく安全に作業できる環境を担保します。

システム構築

顧客別ナレッジを集約したWikiとオンプレミスLLMを連携させ、高度な推論に基づき納品データを自動生成するシステムを開発します。

特許の中間処理および出願手続きにおいては、業務プロセスを抜本的に見直し、AIによる書類チェックや判断支援を組み込んだオンライン完結型のワークフローシステムを構築。人的ミスを排除し、極めて精度の高い業務遂行基盤を実現します。

DX戦略達成状況指標

以下の項目を戦略の達成度を測る指標とします。

外国への手続き業務の業務生産性
顧客別要求事項の検索時間：80%減

オンライン納品データの正確性
オンライン納品顧客115社向けデータの自動生成率：100%

国内手続きワークフローのオンライン化
業務ワークフローのオンライン率：100%

DX推進状況の情報発信

当社では、「上質な知的サービスで国際文化価値を創造する」という経営理念を掲げ、情報を丁寧に扱ってお客様に価値を提供することを生業としています。

この情報を載せる媒体は、コロナ禍を境に紙書類から劇的にオンライン化されました。この目まぐるしい環境変化の中、当社は時代に取り残されないよう、むしろ時代の変化を好機と捉え、デジタル技術を積極的に導入してまいりました。

システムによる自動化で正確性を担保し、オンライン化によってリモート勤務や拠点間連携を可能にするなど、業務変革を推進しています。現在はさらに一歩踏み込み、オンプレミスLLM（大規模言語モデル）などの先端技術を、蓄積されたナレッジと融合させる「知の構造化」にも取り組んでいます。

こうしたDXプロジェクトでは、とかくデジタル技術の導入そのものがクローズアップされがちです。しかし、真の変革には業務プロセスやワークフローの再構築が不可欠です。その実は、人と人の信頼関係の構築や、部門・拠点ごとに散在するローカルルールの標準化といった、極めて地味で地道な作業の積み重ねにあります。この「情報の土壌」をいかに丁寧に耕せるかが、AIをはじめとする最新技術を真に活かせるかどうかの決定的な要因になると確信しています。

これからも当社は積極的に業務のDXを推進し、更なる生産性向上と付加価値の創出を目指して邁進してまいります。今後のDXの推進状況につきましては随時、当社ホームページの「DX推進への取り組み」にて公開してまいります。

株式会社オンダテクノ
代表取締役　弁理士　恩田誠