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知財業務へのRPAの活用

多様化するお客様のニーズに細やかにお応えしつつ、正確で迅速な事務管理業務を実現するため、オンダ国際特許事務所ではRPA(Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション)を積極的に導入・活用し、数多くの事務管理業務の自動化を進めています。

RPA活用例1 <お客様への納品データ自動作成>

お客様への電子データの納品については、お客様毎に様々なご要望があります。電子データで納品して欲しい書類の種類、納品のデータ形式、フォルダやファイル名の付け方、フォルダへのデータの分け方、圧縮形式等々、お客様毎に納品に求められるルールが異なります。

従来は、事務担当者がお客様毎の納品マニュアルや規定から、必要なルールを確認しながら、指定形式で出力し納品データを作成していました。

現在はこの納品データの多くをRPAにより自動作成させ、担当者は例外処理のみを補助的に行なうことで、大幅に事務作業の負荷を軽減させています。

 

RPA活用例2 <審査請求期限の年次チェック>

毎年、当所の管理システムに登録されている特許出願案件の内容(審査請求日・出願人・発明の名称等)と、市販の特許情報検索システムに登録されている内容(審査請求日・出願人・発明の名称等)が間違いなく一致しているかを確認するため、データを照合しながらチェック作業を行っています。従来は、毎年3,000件あまりのデータを少しずつ目視にてチェックしていましたが、現在はこのデータ照合作業をRPAにより自動化しています。

 

RPA活用例3 <所内管理システムへの各種書類のイメージ登録>

所内の管理システムに、お客様とやりとりされた書類やチェックリストなど各種の書類を、案件ごとに画像データとして登録する作業です。スキャンデータを所定のフォルダに保存するだけで、RPAが自動でイメージ登録作業を行います。

 

RPA活用例4 <訴訟、鑑定、各種相談等の案件登録処理>

訴訟や鑑定、見解書作成、各種相談等の案件については、所内の管理システム、イントラシステムへの登録、案件によってはExcelへのデータ入力を行います。また包袋の表紙作成のためWordにも入力作業が発生します。RPAにより、1つのシステムへの登録で、すべての関連システムへのデータ登録処理、ファイルへの書き込みが一括処理され、さらに担当者へのメール配信までの一連の作業を自動化しています。

 

その他、RPAにより自動化された事務管理業務の例 (抜粋)

  • チェック用願書データの出力・印刷
  • 公開情報の所内データベースへの入力処理
  • 所内、部内会議用資料の自動作成
  • 外部メールサーバからのメールアドレス抽出処理

等々、20以上の事務管理業務をRPAにより自動化し、コスト削減のみならず、事務品質の大幅な改善、事務処理の迅速化につなげています。 (2019年7月現在)

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