東京・岐阜2拠点によるデータの遠隔バックアップ

災害等により、いずれかのオフィスが機能停止しても、速やかに業務の再開・継続が可能です。

年2回の災害復旧訓練の実施

災害時にもスピーディーにデータを復元できるよう、災害を想定したデータ復旧訓練を年に2度実施しています。

作業中データのバックアップ漏れ防止対策

作業中のデータのバックアップは、担当者任せにしません。管理部門が常時バックアップ状況を監視し、適切なバックアップを担当者に促します。

緊急時の所内システムへの安全な接続体制

災害をはじめとした緊急事態に、自宅から所内へセキュアに接続し、継続して業務を遂行できる環境を整備しました。所内への安全なアクセスに加え、自宅PCに潜在するリスクを所内ネットワークに持ち込ませない防衛対策も実施しています。

チェック項目例

製造物責任法（PL法）対応のための禁止ワード／お客様ごとの禁止ワード／共通禁止ワード（3,000語登録済）／「前記」の記載が示す用語の有無／3行革命（一文が3行以内）／図面チェック／曖昧表現／部材番号／商標を一般名称と誤用／誤記項目／マルチクレーム／請求項にない部材名称／部材番号重複 など

RPA活用例1 ＜お客様への納品データ自動作成＞

お客様への電子データの納品については、お客様ごとに様々なご要望があります。電子データで納品して欲しい書類の種類・納品のデータ形式・フォルダやファイル名の付け方・フォルダへのデータの分け方・圧縮形式等、お客様ごとに納品に求められるルールは多種多様です。

従来は、事務担当者がお客様ごとの納品マニュアルや規定から必要なルールを一つひとつ確認しながら、指定形式で出力し納品データを作成していました。しかし現在はこの納品データの多くをRPAにより自動作成させ、担当者は例外処理のみを補助的にサポートするだけでよく、大幅に事務作業の負荷を軽減しました。

RPA活用例2 ＜審査請求期限の年次チェック＞

毎年、当所の管理システムに登録されている特許出願案件の内容（審査請求日・出願人・発明の名称等）と、市販の特許情報検索システムに登録されている内容（審査請求日・出願人・発明の名称等）が異なることなくすべて一致しているか確認するため、データと照合しながらチェック作業を行います。従来は、毎年3,000件あまりのデータの目視によるチェックでしたが、現在はこのデータ照合作業をRPAにより自動化に成功しました。

RPA活用例3 ＜所内管理システムへの各種書類のイメージ登録＞

所内の管理システムに、お客様とのやりとりで使用した資料やチェックリストなど各種の書類を、案件ごとに画像データとして登録しています。スキャンデータを所定のフォルダに保存するだけで、RPAが自動でイメージ登録作業を行います。

RPA活用例4 ＜訴訟・鑑定・各種相談等の案件登録処理＞

訴訟や鑑定、見解書作成、各種相談等の案件については、所内の管理システム、イントラシステムへの登録、案件によってはExcelへデータ入力を行います。さらに包袋の表紙作成のためWordにも入力作業が発生していました。RPAにより、ひとつのシステムへの登録だけで、双方の関連システムへデータ登録、ファイルへの書き込みが一括処理され、さらに担当者へのメール配信に至るまで一連の作業を自動化しています。

その他、RPAにより自動化された事務管理業務の例 （抜粋）

• チェック用願書データの出力・印刷
• 公開情報の所内データベースへの入力処理
• 所内・部内会議用資料の自動作成
• 外部メールサーバからのメールアドレス抽出処理

20以上の事務管理業務をRPAにより自動化し、コスト削減のみならず事務品質の大幅な改善、処理能力アップにつなげています。（2019年7月現在）