東日本大震災をきっかけに、災害発生時でも外国企業からの出願依頼を平常時と同じように進めることができることを目標に活動しました。
まずは、災害時の通信網の整備、停電に耐えられるサーバー環境の構築、メンバー全員が災害時における業務の対処方法を把握しており、迅速な行動がとれる、などの方策を検討しました。 お客様に当所の緊急状況を連絡するためのメールアドレスも整備しました。「Twitter」を用いてメンバーの安否確認を行うこともルール化しました。この活動によってメンバー全員が、災害等の緊急時に一人きりでも迅速な対応ができるようになりました。

当所が発行する請求書は、「オンダ国際特許事務所」と「オンダテクノ」の２種類あります。「オンダテクノ」の請求書は、主に、外国出願、特許調査業務等のサービス時に発行しています。しかし、お客様のご要望により、外国出願でもオンダ国際特許事務所の請求書を発行する場合や、逆のパターンでオンダテクノの請求書を発行する場合など、様々なケースが増えてきました。全てのご要望に応えているため、経理業務はどんどん複雑化してしまいました。今回の活動は、特別なご要望のあるお客様に対しても、通常の作業と同じように効率よく請求書を発行できるように、業務の改善を進めました。
対策として、システムの自動化、お客様のご要望の再確認などを行い、90％以上の時間短縮を実現しました。

中間Ｇでは、毎朝、その日に期限到来する全作業をチェックし、リストアップして関連部署に回覧しています。期限管理にかかる作業は、平均で1日28件、多い時は130件もあり、責任重大な業務です。現状把握では、自分たちが行なっている作業の振り返りと、他部署へのアンケート、他のグループはどのように日限管理を行なっているかをベンチマーキングしました。対策は、システムの改良と自分たちでチェックの簡素化を検討しました。
残念ながら、システムの改良については、システムが活動期間内に完成しませんでしたが、チェックの簡素化については、マーカーの付け方や個人指導を実施し、日限チェックの困りごとを「ゼロ」にすることができました。

お客様から各国の商標制度について問い合わせを頂いた際、電話応対をする事務Gのメンバーは、すぐに実務Gのメンバーへ転送していました。しかし、自分たちが回答できるようになれば、忙しい実務Gのメンバーの負担が減り、且つお客様をお待たせする事もなくなると考えました。そこで、自分たちが、主要国（米国、欧州、韓国、台湾）の商標制度を学び、お客様のお問い合わせに迅速に対応できるようになることを目標として活動しました。
現状把握では、国別に問い合わせが何件あったか、対応時間は何分だったかを計測し、パレート図にまとめました。件数・対応時間の多い主要４カ国を対象に、事務担当者のみで勉強会を開催しました。成果物として、各国の制度一覧表が作成できました。この活動により、問い合わせ時間は、目標の「20分」に対して「8分」となり大幅な時間短縮ができました。

国内管理部は女性ばかりの職場のため、産休者・復職者が多く、担当者の入れ代わりが頻繁です。そこで、スムーズな業務の引継ぎや、ベテランが休職しても業務ができる体制作りが必要だと感じ、まずは各担当者が所有している情報の共有化を図ることにしました。部内の全メンバーにアンケートを実施し、困っている事、不安に思うことを調査しました。各担当者しか知らないデータや紙ファイルを整理整頓し、誰でもわかるようにしました。サーバ内の「Ｋａｎｒｉ」フォルダに蓄積されていた不要データも削除して整理しました。さらに、復職者が休職中の期間に変更した情報を集約し、復職時に確認できるようにしました。
効果の確認では、部員の困りごとは「ゼロ」になりました。未経験の業務についても、マニュアルの保管場所が明確になったため、誰もが担当できるようになりました。

地震や台風による災害が相次いだため、改めて所内の災害発生時の対策を整え、災害に備えるための活動を行いました。
具体的な活動内容は、避難訓練の実施、サバイバルカードの作成、緊急連絡網の整備、食料等の備蓄品の購入、災害対策マニュアルの作成です。
地震を想定した避難訓練では、岐阜オフィスの全社員が近くの公園に避難しました。携帯電話メールを使った緊急連絡網のテスト送信では、受信できない社員がいたことが判明し、メールが受信できるように携帯電話の設定を変更してもらいました。サバイバルカードも完成し、改めて災害対策に対する社員の意識付けができました。

システム開発部では、各部署の業務効率化のため、多数のプログラムを構築してきました。しかしこれまでに構築したプログラムの管理ができておらず、棚卸しをしてみると「612個」の目的不明プログラムが存在していました。各々のプログラムを解説する資料が存在していないため、プログラム自体を解読しなければ目的もわかりません。そこで、最初の活動として、使用頻度の高いプログラムに着目し内部仕様書を作成しました。また、今後、構築するプログラムについては、構築の手順をルール化し、管理下によるプログラム構築を進める体制を作りました。さらに「Query太郎」という管理ツールを独自に開発することにしました。活動期間中に管理ツールは完成できませんでしたが、将来はプログラムの整理が進み、無駄な開発時間とコストの削減につながることが期待できます。